Politique de confidentialité

SKINTRACE SAS, société par actions simplifiée au capital de 2 000 euros, dont le siège est situé 4 rue Saint-Nicolas, 59400 Cambrai, France, édite le site, l’application et les portails Skintrace. Contact relatif aux données personnelles : skintrace.pro@gmail.com.

Cette politique couvre les traitements liés au site, au service professionnel et aux parcours de réservation, formulaires, consentements et suivis proposés aux clients des studios.

SKINTRACE est responsable du traitement pour la gestion de son site, des comptes professionnels, des abonnements, de la facturation, du support, de la sécurité, de l’administration technique du service et de ses propres obligations légales.

Pour les données traitées pour les besoins du studio au sujet de ses clients, le studio concerné détermine les finalités et les informations nécessaires et agit en principe comme responsable du traitement. SKINTRACE agit alors comme sous-traitant, pour le compte du studio, conformément à ses instructions documentées et au contrat conclu avec lui.

Cette répartition s’applique aussi lorsque le client saisit directement ses informations dans un portail public Skintrace pour réserver auprès du professionnel, remplir un formulaire ou compléter un consentement. Cette saisie directe ne transfère pas à SKINTRACE la responsabilité des traitements du studio.

Les traitements peuvent concerner les visiteurs du site, les prospects professionnels, les professionnels abonnés, leurs utilisateurs et opérateurs, ainsi que leurs clients : personnes prenant rendez-vous, complétant un consentement ou faisant l’objet d’un dossier de traçabilité. Les représentants légaux de mineurs sont également concernés lorsque leurs informations sont nécessaires.

Nous traitons uniquement les catégories nécessaires au fonctionnement du site et du service. Les données effectivement traitées dépendent des fonctions utilisées et des informations fournies par le studio.

• Données de compte et d’identification : nom, prénom, adresse e-mail, identifiants, informations d’authentification, rôle, autorisations, studio de rattachement, paramètres et historique nécessaire à la sécurité du compte.
• Données de communication : demandes de support, messages, pièces jointes et historique des échanges.
• Données techniques et de sécurité : adresse IP, date et heure, navigateur, appareil, événements d’authentification, journaux applicatifs et diagnostics de fonctionnement.
• Les journaux et diagnostics techniques peuvent contenir des URL, identifiants, données d’adresse IP et d’appareil, messages, piles d’erreurs, valeurs métier, métadonnées de charge utile, documents, signatures, JSON volumineux et URI de données.
• Préférences locales du site : version et choix de consentement enregistrés dans le stockage local du navigateur.

Les données contractuelles et de facturation comprennent l’identité, la raison sociale, les coordonnées professionnelles et de facturation, la formule choisie, le statut et l’historique de l’abonnement, les factures et les références de paiement.

Les données complètes de carte sont traitées par Stripe et ne sont pas enregistrées par SKINTRACE.

Selon les fonctionnalités utilisées et les informations demandées par le professionnel, les dossiers peuvent comprendre les catégories ci-dessous. La possibilité technique d’enregistrer une information ne justifie pas à elle seule sa collecte.

Skintrace n’a pas vocation à collecter ou conserver des informations médicales détaillées concernant les clients. Lorsqu’une situation de santé peut avoir une incidence sur la prestation, les informations nécessaires sont destinées à être communiquées oralement au professionnel. Les pathologies, traitements, diagnostics, allergies ou autres détails médicaux ainsi communiqués ne doivent pas être retranscrits dans les commentaires, notes ou champs libres de Skintrace.

• Identité et coordonnées : nom, prénom, âge ou date de naissance lorsque nécessaire, adresse e-mail, téléphone et informations d’identification nécessaires.
• Parcours client : rendez-vous et historique, prestations demandées ou réalisées, professionnel ou opérateur concerné, formulaires, consentements et signatures.
• Documents : photographies liées à la prestation ou à son suivi, documents utiles, autorisations parentales et justificatifs strictement nécessaires dans les conditions précisées ci-dessous.
• Prestation et traçabilité : procédures, informations de suivi non médicales, produits, bijoux, aiguilles, pigments et matériels utilisés, lots, cycles de stérilisation et transactions enregistrées par le studio.

Lors d’une réservation, le portail peut recueillir l’identité et les coordonnées du client, son âge ou sa date de naissance si nécessaire, la prestation et le professionnel choisis, la date et l’heure, les commentaires non médicaux, le statut du rendez-vous, les modifications ou annulations et les éléments nécessaires à la sécurité et à la traçabilité du parcours.

Le professionnel auprès duquel le rendez-vous est pris reste en principe responsable de ces traitements. SKINTRACE fournit la solution technique comme sous-traitant ; le professionnel détermine les informations nécessaires à sa réservation.

Pour une prestation concernant un mineur, les données peuvent inclure son identité, son âge ou sa date de naissance, l’identité de son représentant légal, les autorisations parentales et la trace des vérifications nécessaires. Le professionnel détermine les règles d’âge, les justificatifs, les autorisations et les conditions de présence du représentant légal applicables à son activité. SKINTRACE ne décide pas si une prestation peut légalement être réalisée sur un mineur.

Lorsque la vérification visuelle d’une pièce d’identité ou d’un justificatif suffit, elle doit être privilégiée à la conservation d’une copie. Une trace limitée de la vérification, par exemple sa date, le type de document présenté et l’opérateur concerné, doit être préférée à une copie complète lorsque cela répond au besoin.

Une copie ou photographie de justificatif ne doit être conservée que si le professionnel établit sa nécessité et son fondement juridique. Il doit informer la personne, limiter les informations et les accès, fixer la durée strictement nécessaire et supprimer la copie lorsqu’elle ne se justifie plus, sous réserve d’une obligation légale de conservation. La conservation systématique « au cas où » n’est pas justifiée.

Pour ses propres traitements, SKINTRACE utilise les données pour créer et administrer les comptes, fournir le service, gérer les abonnements et factures, assurer le support et la maintenance, sécuriser la plateforme, prévenir les fraudes et abus, diagnostiquer les incidents, respecter ses obligations légales et défendre ses droits.

Comme sous-traitant, SKINTRACE permet au professionnel, selon ses instructions, de gérer ses clients et rendez-vous, recevoir des réservations, envoyer les communications nécessaires, recueillir des formulaires, consentements et signatures, documenter les prestations et leur suivi non médical, gérer les photos, documents et éléments de traçabilité et récupérer les exports nécessaires.

Lorsque SKINTRACE est responsable du traitement, chaque finalité repose sur une base juridique prévue par le RGPD, selon le traitement concerné.

Pour les traitements du studio, le professionnel détermine la base juridique appropriée à chaque finalité ; SKINTRACE traite les données selon ses instructions documentées. Le consentement à la prestation ne constitue pas automatiquement un consentement RGPD ni une autorisation de prospection.

Si des données de santé ou d’autres catégories particulières sont néanmoins traitées, les obligations applicables restent requises, notamment une condition conforme à l’article 9 du RGPD en plus de la base juridique du traitement. Cette exigence n’autorise pas la saisie de détails médicaux contrairement aux règles de minimisation exposées ci-dessus.

• Exécution du contrat ou mesures précontractuelles demandées : répondre à une demande commerciale, créer et administrer le compte, fournir les fonctions demandées, gérer l’abonnement, assister les utilisateurs et permettre les exports.
• Obligation légale : conserver les pièces comptables, répondre aux demandes légalement fondées et respecter les obligations fiscales ou judiciaires applicables.
• Intérêt légitime : sécuriser le service, prévenir les abus, diagnostiquer les incidents, maintenir la disponibilité et défendre nos droits. Ces intérêts sont mis en balance avec les droits des personnes.
• Consentement : utiliser une catégorie facultative de stockage ou de script sur le site lorsqu’elle est proposée. Le consentement peut être retiré à tout moment depuis « Paramètres des cookies ».

Le studio détermine les finalités, les données strictement nécessaires, les bases juridiques et les durées de conservation adaptées à ses obligations et aux limites du service. Il informe ses clients, répond aux demandes de droits, gère les règles applicables aux mineurs et limite les accès aux personnes autorisées.

Il ne doit pas retranscrire les informations médicales détaillées communiquées oralement et doit justifier toute conservation d’une copie de pièce d’identité. Une photographie destinée au dossier ou au suivi n’autorise pas automatiquement sa publication sur les réseaux sociaux ou son utilisation publicitaire ; cette utilisation distincte nécessite de vérifier les conditions légales applicables, en particulier pour les mineurs.

L’utilisation de Skintrace ne remplace pas les obligations professionnelles, sanitaires ou réglementaires du studio ni sa documentation RGPD. Les engagements détaillés de sous-traitance prévus au contrat complètent cette politique.

Les données sont accessibles au professionnel concerné, à ses utilisateurs autorisés et aux membres autorisés de SKINTRACE qui en ont besoin pour leur mission. Les prestataires techniques y accèdent dans les limites nécessaires à leur service. Les données d’un studio ne sont pas mises à disposition des autres studios utilisant Skintrace.

Les autorités ou conseils professionnels peuvent recevoir les informations nécessaires lorsque la loi l’exige ou pour constater, exercer ou défendre un droit.

Nous pouvons recourir aux prestataires suivants, encadrés contractuellement, selon les fonctions activées. Le recours à un prestataire ne lui confère pas le droit d’utiliser librement les fichiers clients des studios.

• OVH pour l’hébergement du site ; Cloudflare R2 pour le stockage d’objets et de documents du service.
• Stripe pour les paiements, abonnements et documents de facturation associés.
• Amazon Web Services pour l’envoi de SMS lorsque cette fonction est utilisée.
• Le fournisseur SMTP configuré en production pour les e-mails transactionnels et de support.
• Google pour l’authentification facultative avec un compte Google.
• Scanbot et les réseaux de diffusion nécessaires à ses composants lorsque la fonction de numérisation est utilisée.
• SigNoz pour les journaux et diagnostics techniques, afin de sécuriser le service, diagnostiquer les incidents, maintenir sa disponibilité et fournir le support.

L’hébergement principal est organisé dans l’Espace économique européen. Certains prestataires internationaux peuvent toutefois traiter des données depuis un pays situé hors de l’EEE pour fournir leur service, assurer le support ou sécuriser leur infrastructure.

Lorsqu’un transfert est nécessaire, il repose selon le cas sur une décision d’adéquation, la participation valable du destinataire au Cadre de protection des données UE–États-Unis, ou les clauses contractuelles types de la Commission européenne accompagnées des mesures complémentaires appropriées. Des informations sur la garantie applicable peuvent être demandées à notre adresse de contact.

Nous conservons les données pendant la durée nécessaire à la finalité concernée, puis les supprimons ou les plaçons en archive restreinte lorsque la loi ou la défense d’un droit l’exige. Les paramètres d’une offre et les instructions du studio peuvent conduire à une durée plus courte pour certaines données du service.

Le professionnel détermine les durées des dossiers clients traités pour son compte selon ses obligations légales, réglementaires et professionnelles, dans les limites du service. Les copies de justificatifs d’identité, lorsqu’elles sont justifiées, sont limitées à la durée strictement nécessaire à leur finalité ; elles ne sont pas conservées automatiquement aussi longtemps que l’ensemble du dossier.

• Compte et contenu du service : pendant la relation contractuelle et le délai opérationnel nécessaire à la fermeture, à la récupération ou à la suppression, sous réserve des archives obligatoires.
• Prospection professionnelle : jusqu’à 3 ans après le dernier contact pertinent, sauf opposition ou obligation différente.
• Échanges avec le support : jusqu’à 3 ans après leur clôture, sauf nécessité particulière justifiée.
• Journaux techniques et de sécurité : jusqu’à 12 mois, sauf nécessité plus longue pour examiner un incident ou respecter une obligation légale.
• Factures et pièces comptables : 10 ans conformément aux obligations comptables françaises.
• Preuves contractuelles : jusqu’à 5 ans en archive restreinte après la fin de la relation, selon le délai de prescription applicable.
• Preuve du consentement parental applicable à une procédure sur mineur : durée fixée par le studio selon ses obligations ; le délai français de 3 ans propre à cette preuve peut s’appliquer. Il ne constitue pas une durée générale pour tous les dossiers.

SKINTRACE applique des mesures techniques et organisationnelles proportionnées aux risques, notamment le contrôle des accès, la séparation logique des espaces studio, la journalisation de sécurité, le chiffrement des communications et des procédures de sauvegarde et de gestion des incidents.

Aucun système n’offre une sécurité absolue. Chaque studio doit gérer ses utilisateurs, utiliser des moyens d’authentification robustes, retirer rapidement les accès inutiles et limiter les données saisies à ce qui est nécessaire.

En cas d’incident susceptible d’affecter des données personnelles, SKINTRACE prend les mesures nécessaires pour en déterminer l’origine et limiter ses conséquences. Lorsqu’elle agit comme sous-traitant, SKINTRACE informe le professionnel concerné dans les meilleurs délais après avoir pris connaissance d’une violation afin de lui permettre d’évaluer les mesures et notifications nécessaires, conformément au contrat et au RGPD.

Lorsque SKINTRACE est responsable du traitement, elle notifie les violations à l’autorité de contrôle et informe les personnes concernées dans les cas et délais prévus par le RGPD. Chaque studio demeure responsable des obligations de notification qui lui incombent pour ses propres traitements.

Selon votre situation, vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation ou la portabilité de vos données, et vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime. Vous pouvez retirer votre consentement sans remettre en cause les traitements antérieurs. Pour un traitement dont SKINTRACE est responsable, adressez votre demande à skintrace.pro@gmail.com en précisant les informations nécessaires pour identifier le traitement concerné.

Pour un dossier client traité pour le compte d’un studio, contactez en priorité le professionnel concerné, y compris si vous avez saisi les données directement dans un portail. SKINTRACE l’assiste conformément à ses obligations de sous-traitant et peut lui réorienter votre demande.

Nous pouvons demander une preuve d’identité uniquement lorsqu’elle est nécessaire pour éviter une divulgation à un tiers. Nous répondons dans le délai prévu par le RGPD.

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés. En France, il s’agit de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), sur cnil.fr.

Le site n’utilise actuellement aucun outil d’analyse d’audience ni script publicitaire. Il enregistre seulement votre choix de confidentialité dans le stockage local du navigateur afin de ne pas vous redemander la même décision à chaque visite. Ce stockage est nécessaire à la gestion de votre choix.

Les catégories Analyse et Marketing sont désactivées par défaut et aucun script de ces catégories n’est chargé aujourd’hui. Si leur finalité ou les prestataires changent, la version du consentement sera renouvelée afin de demander un choix à jour. Vous pouvez modifier ou retirer votre choix à tout moment avec le bouton « Paramètres des cookies » présent dans le pied de page.

Les e-mails et, selon les fonctions utilisées, SMS de confirmation, rappel, modification, annulation ou préparation d’un rendez-vous, ainsi que les messages nécessaires au compte, à la facturation, à la sécurité ou au support, sont des communications opérationnelles distinctes des messages commerciaux.

Une adresse fournie pour recevoir une confirmation ne vaut pas automatiquement autorisation d’envoyer de la publicité. Le professionnel reste responsable des règles de prospection lorsqu’il utilise les coordonnées de ses clients à cette fin, notamment du consentement lorsqu’il est requis et du droit d’opposition.

SKINTRACE ne vend pas les données personnelles des dossiers et ne commercialise pas les fichiers clients des studios. Nous n’utilisons pas les données du service pour établir des profils publicitaires.

Les données confiées par les studios sont traitées dans les limites nécessaires à la fourniture, à la sécurité, à la maintenance et au support du service, conformément aux instructions documentées et aux engagements contractuels applicables.

Cette politique peut évoluer pour refléter un changement du service, d’un prestataire ou du droit applicable. La date en tête de page indique la version en vigueur. Une information plus visible sera fournie lorsqu’une modification affecte substantiellement les droits des personnes.

L’introduction éventuelle de nouvelles fonctions modifiant les traitements, par exemple un paiement client, une garantie de réservation ou une empreinte bancaire, nécessitera une information adaptée. Cette mention n’annonce pas leur disponibilité actuelle.

Pour toute question relative à cette politique ou à un traitement réalisé directement par SKINTRACE, contactez SKINTRACE SAS, 4 rue Saint-Nicolas, 59400 Cambrai, France, à skintrace.pro@gmail.com.

Pour les données contenues dans un dossier client ou liées à une réservation auprès d’un studio, contactez en priorité le professionnel concerné.