Politique de confidentialité

SKINTRACE SAS, société par actions simplifiée au capital de 2 000 euros, dont le siège est situé 4 rue Saint-Nicolas, 59400 Cambrai, France, est responsable des traitements liés à la gestion du site, des comptes, des abonnements, de la sécurité et du support. Contact : skintrace.pro@gmail.com.

Pour les données que les studios enregistrent au sujet de leurs propres clients, notamment les consentements, informations de santé, photos, procédures et éléments de traçabilité, le studio concerné détermine les finalités et reste responsable du traitement. SKINTRACE agit alors comme sous-traitant, selon les instructions du studio et le contrat conclu avec lui.

Cette politique couvre les visiteurs du site, les prospects, les titulaires de compte, les opérateurs invités par un studio et, pour les informations utiles, les clients dont les données sont traitées dans le service.

Nous traitons uniquement les catégories nécessaires au fonctionnement du site et du service. Les données effectivement traitées dépendent des fonctions utilisées et des informations fournies par le studio.

• Données de compte et d’identification : nom, adresse e-mail, identifiants, rôle, studio de rattachement et paramètres de sécurité.
• Données contractuelles et de facturation : formule, statut de l’abonnement, coordonnées de facturation, factures et références de paiement. Les données complètes de carte sont traitées par Stripe et ne sont pas enregistrées par SKINTRACE.
• Contenu du studio : dossiers clients, consentements, informations de procédure, produits, lots, cycles de stérilisation, documents, photos, rendez-vous, transactions et suivis saisis par les utilisateurs autorisés.
• Données de communication : demandes de support, messages, pièces jointes et historique des échanges.
• Données techniques et de sécurité : adresse IP, date et heure, navigateur, appareil, événements d’authentification, journaux applicatifs et diagnostics de fonctionnement.
• Préférences locales du site : version et choix de consentement enregistrés dans le stockage local du navigateur.

Chaque traitement repose sur une base juridique prévue par le RGPD. Nous n’utilisons pas les données du service pour vendre des fichiers de prospection ni pour établir des profils publicitaires.

• Exécution du contrat : créer et administrer le compte, fournir les fonctions demandées, gérer l’abonnement, assister les utilisateurs et permettre les exports.
• Obligation légale : conserver les pièces comptables, répondre aux demandes légalement fondées et respecter les obligations fiscales ou judiciaires applicables.
• Intérêt légitime : sécuriser le service, prévenir les abus, diagnostiquer les incidents, maintenir la disponibilité et défendre nos droits. Ces intérêts sont mis en balance avec les droits des personnes.
• Consentement : utiliser une catégorie facultative de stockage ou de script sur le site lorsqu’elle est proposée. Le consentement peut être retiré à tout moment depuis « Paramètres des cookies ».

Le studio doit disposer d’une base juridique valable, informer ses clients, limiter les données collectées et configurer des accès adaptés. Les informations de santé ou autres catégories particulières nécessitent également une condition conforme à l’article 9 du RGPD. SKINTRACE ne décide pas à la place du studio quelles informations doivent être recueillies.

Une personne concernée par un dossier studio doit en principe contacter d’abord le studio qui a créé ce dossier. Nous aidons le studio à répondre aux demandes et pouvons réorienter une demande vers lui lorsque SKINTRACE agit uniquement comme sous-traitant.

Les données sont accessibles aux membres autorisés de SKINTRACE qui en ont besoin pour leur mission, ainsi qu’aux utilisateurs autorisés du studio concerné. Nous pouvons recourir à des prestataires encadrés contractuellement, selon les fonctions activées.

• OVH pour l’hébergement du site ; Cloudflare R2 pour le stockage d’objets et de documents du service.
• Stripe pour les paiements, abonnements et documents de facturation associés.
• Amazon Web Services pour l’envoi de SMS lorsque cette fonction est utilisée.
• Le fournisseur SMTP configuré en production pour les e-mails transactionnels et de support.
• Google pour l’authentification facultative avec un compte Google.
• Scanbot et les réseaux de diffusion nécessaires à ses composants lorsque la fonction de numérisation est utilisée.
• Les autorités ou conseils professionnels lorsque la loi l’exige ou pour constater, exercer ou défendre un droit.

L’hébergement principal est organisé dans l’Espace économique européen. Certains prestataires internationaux peuvent toutefois traiter des données depuis un pays situé hors de l’EEE pour fournir leur service, assurer le support ou sécuriser leur infrastructure.

Lorsqu’un transfert est nécessaire, il repose selon le cas sur une décision d’adéquation, la participation valable du destinataire au Cadre de protection des données UE–États-Unis, ou les clauses contractuelles types de la Commission européenne accompagnées des mesures complémentaires appropriées. Des informations sur la garantie applicable peuvent être demandées à notre adresse de contact.

Nous conservons les données pendant la durée nécessaire à la finalité concernée, puis les supprimons ou les plaçons en archive restreinte lorsque la loi ou la défense d’un droit l’exige. Les paramètres d’une offre et les instructions du studio peuvent conduire à une durée plus courte pour certaines données du service.

• Compte et contenu du service : pendant la relation contractuelle et le délai opérationnel nécessaire à la fermeture, à la récupération ou à la suppression, sous réserve des archives obligatoires.
• Demandes commerciales et support : 3 ans après le dernier contact utile.
• Journaux techniques et de sécurité : jusqu’à 12 mois, sauf nécessité plus longue pour examiner un incident ou respecter une obligation légale.
• Factures et pièces comptables : 10 ans conformément aux obligations comptables françaises.
• Preuves contractuelles : jusqu’à 5 ans en archive restreinte après la fin de la relation, selon le délai de prescription applicable.
• Preuve du consentement parental applicable à une procédure sur mineur : durée fixée par le studio selon ses obligations ; le délai français de 3 ans propre à cette preuve peut s’appliquer. Il ne constitue pas une durée générale pour tous les dossiers.

SKINTRACE applique des mesures techniques et organisationnelles proportionnées aux risques, notamment le contrôle des accès, la séparation logique des espaces studio, la journalisation de sécurité, le chiffrement des communications et des procédures de sauvegarde et de gestion des incidents.

Aucun système n’offre une sécurité absolue. Chaque studio doit gérer ses utilisateurs, utiliser des moyens d’authentification robustes, retirer rapidement les accès inutiles et limiter les données saisies à ce qui est nécessaire.

Selon votre situation, vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation ou la portabilité de vos données, et vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime. Vous pouvez retirer votre consentement sans remettre en cause les traitements antérieurs. Adressez votre demande à skintrace.pro@gmail.com en précisant les informations nécessaires pour identifier le traitement concerné.

Nous pouvons demander une preuve d’identité uniquement lorsqu’elle est nécessaire pour éviter une divulgation à un tiers. Nous répondons dans le délai prévu par le RGPD. Vous pouvez également saisir la Commission nationale de l’informatique et des libertés, sur cnil.fr, si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés.

Le site n’utilise actuellement aucun outil d’analyse d’audience ni script publicitaire. Il enregistre seulement votre choix de confidentialité dans le stockage local du navigateur afin de ne pas vous redemander la même décision à chaque visite. Ce stockage est nécessaire à la gestion de votre choix.

Les catégories Analyse et Marketing sont désactivées par défaut et aucun script de ces catégories n’est chargé aujourd’hui. Si leur finalité ou les prestataires changent, la version du consentement sera renouvelée afin de demander un choix à jour. Vous pouvez modifier ou retirer votre choix à tout moment avec le bouton « Paramètres des cookies » présent dans le pied de page.

Cette politique peut évoluer pour refléter un changement du service, d’un prestataire ou du droit applicable. La date en tête de page indique la version en vigueur. Une information plus visible sera fournie lorsqu’une modification affecte substantiellement les droits des personnes.

Pour toute question relative à cette politique ou à un traitement réalisé directement par SKINTRACE, contactez skintrace.pro@gmail.com.