Guide pratique destiné aux professionnels

Vous déterminez pourquoi et comment les données de vos clients sont utilisées : vous êtes en principe responsable du traitement pour leurs dossiers, rendez-vous, consentements, photos et documents. Skintrace fournit la plateforme et agit comme sous-traitant technique pour ces données, selon vos instructions documentées et le contrat conclu avec vous.

Cette répartition reste la même lorsqu’un client saisit directement ses informations dans votre portail de réservation. Skintrace ne réalise pas la prestation et ne décide pas de vos pratiques professionnelles.

Avant d’ajouter une question ou de demander un document, identifiez son utilité pour la prestation, l’organisation du rendez-vous ou une obligation applicable. Ne recueillez pas une information simplement parce qu’un champ permet de la saisir.

Expliquez au client les informations obligatoires, celles qui sont facultatives et leur utilisation. Évitez les commentaires excessifs et les pièces jointes sans rapport avec la prestation.

Skintrace n’a pas vocation à collecter ou conserver des informations médicales détaillées. Lorsqu’une situation de santé peut avoir une incidence sur la prestation, invitez le client à vous communiquer oralement les informations nécessaires.

Ne retranscrivez pas les pathologies, traitements, allergies, diagnostics, situations de grossesse ou autres détails médicaux dans les questionnaires, commentaires, notes, champs libres ou documents déposés dans Skintrace. L’échange oral ne doit pas devenir un compte rendu médical enregistré dans le dossier.

Lorsque la vérification visuelle d’un justificatif suffit, privilégiez-la à la conservation d’une copie ou d’une photographie complète. Vous pouvez consigner le fait que l’identité a été vérifiée, le type de document présenté, la date et la personne ayant réalisé la vérification, sans recopier de données inutiles.

La possibilité technique de conserver un document ne justifie pas à elle seule sa collecte. Si vous conservez une copie, vous devez pouvoir expliquer sa nécessité et son fondement juridique, informer la personne, limiter les accès et définir une durée de conservation proportionnée.

Vérifiez les conditions d’âge, l’identité du mineur et, lorsque cela est nécessaire, celle de son représentant légal. Déterminez les autorisations, justificatifs et conditions de présence exigés par les règles applicables à votre activité et à la prestation.

Ne considérez pas la validation d’un formulaire comme une autorisation automatique de réaliser la prestation. Vous restez responsable des vérifications et des restrictions applicables. Limitez également les documents conservés au strict nécessaire.

Le consentement à une prestation, la base juridique du traitement de données personnelles et l’autorisation de recevoir de la prospection sont des sujets distincts. Un formulaire signé ne règle pas automatiquement l’ensemble de ces questions.

La communication d’une adresse e-mail pour recevoir une confirmation ou un rappel de rendez-vous ne constitue pas, à elle seule, une autorisation de recevoir de la publicité. Informez clairement les personnes et recueillez les accords nécessaires pour chaque usage.

Définissez vos règles concernant les accompagnants, les mineurs, les retards, les annulations, les absences, les reports, les documents à présenter et le règlement. Rendez-les compréhensibles et accessibles avant la réservation.

Les conditions du portail Skintrace ne remplacent pas les conditions propres à votre établissement. Vous êtes responsable de leur contenu et de leur conformité aux règles applicables.

Vérifiez les prestations proposées, leurs durées et tarifs, les créneaux, les horaires et les disponibilités des opérateurs. Indiquez si le rendez-vous est confirmé immédiatement ou s’il nécessite une validation de votre part.

Expliquez les possibilités de modification ou d’annulation. Dans la version actuelle du portail, la réservation n’entraîne pas de paiement en ligne auprès de Skintrace : le règlement de la prestation s’effectue directement auprès du professionnel.

Une photographie conservée pour documenter la prestation ou son suivi n’est pas automatiquement utilisable sur votre site, vos réseaux sociaux ou une publicité. Définissez séparément chaque usage, informez le client et recueillez les autorisations nécessaires.

Soyez particulièrement vigilant pour les mineurs, les zones du corps photographiées et les éléments permettant d’identifier une personne. Limitez l’accès et la conservation à la finalité annoncée.

Privilégiez des comptes individuels, des mots de passe robustes et des droits adaptés aux missions de chaque personne. Évitez le partage d’identifiants et les privilèges administrateur inutiles.

Retirez rapidement les accès des personnes qui quittent le studio. Verrouillez les appareils lorsqu’ils ne sont pas utilisés et maintenez les logiciels à jour.

Réservez les dossiers aux personnes qui en ont besoin, notamment lorsqu’ils contiennent coordonnées, justificatifs, informations sur les mineurs, photographies, signatures, consentements ou autorisations parentales.

La confidentialité s’applique aussi aux téléchargements, impressions et e-mails. Vérifiez le destinataire avant un envoi, protégez les fichiers exportés et ne laissez pas de documents accessibles au public.

Déterminez une durée par catégorie : rendez-vous, dossiers de prestation, consentements, photos, autorisations parentales et justificatifs. Tenez compte de leur utilité, de vos obligations et des délais applicables ; une durée unique ne convient pas à tous les documents.

Ne conservez pas tout indéfiniment. Organisez la suppression ou l’archivage restreint lorsque cela est nécessaire, en tenant compte des limites de votre offre Skintrace. Prévoyez la récupération des documents que vous devez garder avant la fin de votre accès.

En tant que responsable du traitement, vous êtes l’interlocuteur de vos clients pour leurs demandes d’accès, rectification, effacement, limitation, opposition, portabilité ou retrait d’un consentement, selon les conditions applicables.

Définissez un contact et une méthode de traitement des demandes. Vérifiez l’identité lorsque cela est nécessaire, sans demander systématiquement une copie de pièce d’identité. Skintrace peut vous assister sur les aspects techniques relevant de sa mission de sous-traitant.

Contactez rapidement Skintrace si vous suspectez un compte compromis, un accès non autorisé, une fuite, un envoi au mauvais destinataire ou un comportement inhabituel. Limitez les accès concernés et évitez d’aggraver l’exposition.

Conservez les faits utiles : date, circonstances, données et personnes potentiellement concernées, ainsi que les mesures prises. Évaluez vos obligations de notification aux autorités et aux personnes concernées ; prévenir Skintrace ne vous en dispense pas.

Documentez les traitements de votre studio, les informations remises aux clients, les bases juridiques, les durées, les mesures de sécurité et vos prestataires. Prévoyez la gestion des droits, des incidents et de la relation de sous-traitance avec Skintrace.

Adaptez ces documents à votre activité réelle. Ce guide et la politique de confidentialité Skintrace ne remplacent ni votre propre information client ni l’accord de sous-traitance applicable.

• Ne demander que les informations nécessaires.
• Ne pas enregistrer les informations médicales communiquées oralement.
• Privilégier la vérification d’identité sans copie inutile.
• Appliquer les précautions propres aux mineurs.
• Informer les clients avant la collecte et la réservation.
• Garder les informations de planning à jour.
• Utiliser des comptes individuels et protégés.
• Limiter les accès aux dossiers et aux exports.
• Séparer les photos du dossier de leur utilisation publicitaire.
• Réagir et signaler rapidement les incidents.

Skintrace assume son rôle de fournisseur de la plateforme technique et ses obligations propres. Vous restez responsable de votre activité, de vos prestations, de vos conditions, de vos rendez-vous et des données que vous demandez à vos clients.

Une bonne utilisation associe un outil adapté, des pratiques professionnelles rigoureuses et une information claire. Le logiciel ne garantit pas à lui seul la conformité de votre établissement.