Voici une liste non exhaustive et en perpétuelle évolution des fonctionnalités que vous pouvez avoir avec SkinTrace.
La finalité de ces fonctions reste La Fiche Client
Utilisez notre modèle, ou éditez le comme bon vous semble.
Proposez a votre client de le remplir via un QR code sur leur téléphone ou
pourquoi pas directement sur une tablette dédiée dans votre salon.
Le client choisit directement la procédure dans une liste déroulante, puis valide les différentes clauses du contrat,
pour finalement entrer ses informations personnelles et valider.
Félicitations! Vous avez créé votre première fiche client!
Petites subtilités :
– Lors du prochain piercing de ce même client, le formulaire sera déjà pré-rempli, les clients apprécient.
– Client sans adresse e-mail? un numéro de téléphone suffira (option envoi d’e-mail supprimée).
– En cas d’erreur, vous pouvez éditer le formulaire avant validation finale.
– Le formulaire est entièrement personnalisable, intégrez votre logo, nom, signature, modifiez / ajoutez / supprimez des paragraphes facilement.
– En cas de détection de client mineur, vous pouvez demander une signature d’un responsable légal.
– Une copie sera envoyée par e-mail au client directement après la validation de la procédure.
– Deux formulaire pré-configurés inclus : tatouage et piercing.
– Lors de la configuration de votre espace, indiquez les produits que vous utilisez au quotidien dans votre shop, les numéros de lots, et les dates de péremption.
– SkinTrace s’occupe de vous indiquer par un petit macaron de couleur si le produit est encore valide (macaron vert), s’il va arriver a terme (macaron orange) ou s’il est périmé (macaron rouge)
– Produit périmé ou en fin de validité ? Supprimez le, et ouvrez en un nouveau en deux clics.
– Lors de l’édition de votre procédure, sélectionnez le produit ouvert que vous avez utilisé. Les autres produits en cours d’utilisation dans votre shop seront indiqué automatiquement dans la fiche finale de votre procédure comme ayant été potentiellement utilisé pour accompagner votre procédure (nettoyant de surface, savon, etc)
– Une trentaine de produits référencés dans notre liste pour le piercing, et ajoutez y plus de 550 pigments les plus couramment utilisés, des plus grandes marques.
– Les gants stériles et les kit d’antiseptie ont leur place ici, le numéro de lot est le même pour chaque emballage par carton conditionné !
– Conservez un historique complet des produits / pigments que vous avez utilisé en cas de « rappel de produit » par les autorités sanitaires.
Nous utilisons dans nos professions des produits qui ont date de péremption mais aussi une date limite d’utilisation.
La combinaison des deux peut être une tâche laborieuse en terme de suivi.
Nous vous proposons une liste non exhaustive des produits les plus souvent utilisés en France dans nos domaines respectifs;
des nettoyants de surface aux savons en passant par les produits antiseptiques et les pigments.
Tous ces produits sont déjà configurés selon les normes en vigueur en Europe, mais vous pouvez également en ajouter et les configurer vous-même: date de péremption, durée d’utilisation une fois ouvert, si vous voulez les sélectionner par procédure ou alors pour l’usage globale de votre shop.
Si vous utilisez un ou plusieurs autoclaves, vous pouvez utiliser notre gestionnaire. Enregistrez votre autoclave ou sélectionnez le votre dans notre liste (Autoclave type cuve, Statim, Enbio) Une liste prédéfinie d’entretien vous est proposé selon les normes du constructeur, et vous pouvez enregistrer vos tests réalisés quotidiennement avant chaque utilisation (Tests Helix ou Bowie&Dick) Vous avez oublié d’enregistrer votre test quotidien? Un petit message vous le rappellera…
Lors de la rédaction de votre procédure, sélectionnez l’autoclave utilisé, le numéro de cycle s’affichera automatiquement et validez !
– Possibilité d’importer les fichiers de stérilisation stockés sur clé USB directement dans SkinTrace, chaque fichier sera instantanément relié a son numéro de cycle et donc à une procédure ou un test.
– Stockage des tests Helix ou Bowie Dick sous forme de photo (Photographier le test en question au numéro de cycle associé)
– Rappel d’entretien et de tests
– Affichage de la validité du test a chaque procédure (Test valide : macaron vert, test bientôt périmé: macaron orange, test périmé: macaron rouge)
SkinTrace vous propose deux listes complètes de procédures, une pour le piercing et l’autre pour les emplacements de tattoos.
Ces listes sont bien entendu non exhaustives et vous pouvez ajouter autant de procédures que vous voulez ou éditer les procédures existantes.
Nous n’avons pas tous la volonté de réaliser certains piercings génitaux par exemple ou de tatouer le visage d’un client, chaque opérateur est donc en mesure d’associer les procédures qu’il réalise.
– Choisissez les procédures que vous réalisez et incluez les dans votre formulaire de consentement.
– La procédure inclue tout un système d’emailing automatique, que vous pouvez configurer en amont. Selon la procédure choisie par le client, celui-ci va recevoir des e-mails automatiques pour venir faire un downsize de piercing par exemple ou meme un contrôle de retouches pour le tattoo
– Personnalisez vos mails en incluant une signature pour le shop et par opérateurs ! Réseaux sociaux, site web, ou demande d’avis Google, la balle est dans votre camp !
– Une fois la procédure validée dans la fiche client, ce dernier reçoit un e-mail contenant la feuille de consentement qu’il vient de signer, libre a vous d’associer une feuille de soins ou une liste de conseils pour les soins du tattoo / piercing.
Activez cette option pour profiter d'une vue d'ensemble simplifiée des encaissements, prestations et ventes séparées. Vue d'ensemble annuel, mensuel, hebdomadaire et journalier. Pratique en micro-entreprise ou pour simplifier la gestion lors d'un guest. Nous avons implémenté la gestion des taxes (TVA) et aussi les moyens de paiements (espèces, CB, virement, paypal, etc).
Un shop et plusieurs collaborateurs ? Activez votre compte, et ajoutez les opérateurs avec leurs propres formulaires, signature mail, et procédures. Chaque opérateur verra uniquement les procédures le conçernant mais vous gardez une vue d'ensemble du shop.
Enregistrez vos dépenses et ajoutez vos factures via un import ou des photos Tout est au même endroit et stocké en toute sécurité (factures, tickets de caisse, etc). Vous avez un aperçu de vos dépenses mensuelles, par catégories (matériel, achats de marchandises ou consommables).
Tous les documents de traçabilité au même endroit! Utilisez le planning de ramassage des DASRI, et scannez votre CERFA avec votre téléphone pour stocker de maniere sûre vos documents officiels !
Recherchez votre client, et ajoutez un suivi ! Quelques manques dans son tattoo? Une inflammation, voir une infection? Notez tout, ajoutez des photos, et si nécessaire vous pouvez envoyer la fiche complète de traçabilité a votre client !
Malgré le stockage en ligne de vos données de manière fiable et garantie, vous avez l'option de sauvegarder toutes vos données au format Excel ! Soyez rassurés !
Vous n'êtes pas dans l'obligation d'investir dans du matériel.
Proposez le QR Code associé au formulaire a vos clients, ils peuvent le remplir sur leur téléphone ou sur le votre si le client n'a pas son smartphone sur lui
Utilisez votre smartphone personnel pour effectuer la traçabilité directement en ligne et valider les procédures !
Proposez un endroit dans votre shop avec une tablette a disposition. Connectez vous sur skintrace.fr et ouvrez la fenêtre "accéder a la page client" dans les options. Proposez aux clients d'utiliser cette tablette pour créer leur fiche de procédure. Utilisez un smartphone pas cher ou ancien (voir un neuf si vous avez du CA conséquent) et utilisez le dans votre espace de travail pour prendre les photos du matériel stérile et de votre procédure, valider les produits et le cycle utilisé et mettez votre traçabilité "en attente". A la fin de votre procédure, lors de l'encaissement, validez définitivement votre procédure en intégrant les transactions et le tour est joué! Une traçabilité complète digne de ce nom en quelques secondes !!!
